Forma rápida de importar múltiplos ficheiros Excel para o MS Access

Recentemente, tinha solicitado um grande volume de dados de vendas/inventários a uma das nossas equipas internas. Embora os dados estivessem disponíveis a um nível razoável de detalhe, eram demasiado grandes para virem numa folha de cálculo. Assim, o operador de dados em questão deu-me os dados em múltiplas folhas de cálculo (MS Excel) com cada folha de cálculo de tamanho significativo de ficheiro com 100s de MB. Quando analisei os dados, percebi que poderia ter de adicionar algumas colunas de ajuda para adicionar mais alguns detalhes – mas fazê-lo em cada uma e todas as folhas de cálculo iria consumir demasiado tempo. Assim, comecei a pensar em importar estes ficheiros múltiplos numa única tabela de MS Access, e depois executar consultas de acordo com as minhas necessidades.

Cenário de Negócios

Digamos que recebeu um conjunto de dados em 25 folhas de cálculo diferentes. Cada folha de cálculo tem 26 campos, digamos. Agora, em vez de trabalhar em cada uma das 25 folhas individualmente, pretende importá-las para um único ficheiro de Acesso. Desta forma, teria então de trabalhar apenas num único grande conjunto de dados.

Assim, uma forma de o fazer era importar os dados utilizando o assistente sob o separador “Dados Externos” da aplicação, mas logo percebi que era demasiado lento. Além disso, não tive muito tempo ou inclinação para escrever um código macro para facilitar esta importação (razão principal – não sabia como fazê-lo!).

Assim, finalmente deparei-me com uma função Macro embutida no acesso MS que me ajudou a importar o ficheiro. Foi significativamente mais rápido que o assistente e provavelmente mais lento que qualquer código – mas pelo menos não fui obrigado a conhecer ou escrever qualquer código.

Portanto, vamos começar com os passos necessários para começar a utilizar esta função para importar dados.

Etapa 1 – Criar Tabela de Destino Vazia

Passo 1: Digamos que recebeu os seguintes dados de amostra:

Examinar os ficheiros e listar abaixo as colunas, bem como o tipo de dados sob cada campo.

Com base nos dados fornecidos, listar as colunas e os tipos de dados separadamente num bloco de notas/excel. Isto é importante uma vez que vai precisar destes nomes de colunas e tipos de dados enquanto cria uma nova tabela vazia no MS Access.

Passo 2 – Configurar Macro de Importação de Dados

Agora que criou a tabela vazia, vai iniciar o processo de importação de dados.

Vá a Criar e clique em “Macro” em “Macros & Código”.

Sob o separador “Design” do novo ecrã, verá que o “Catálogo de Acção” está activado por defeito. Além disso, também tem de activar “Mostrar todas as acções”, clicando uma vez no mesmo.

Depois de o fazer, no lado direito da janela “Catálogo de Acção”, localizar a opção “ImportExportSpreadsheet” e fazer duplo clique sobre ela. (Nota: Se não clicar em “Mostrar todas as acções”, não encontrará a opção “ImportExportSpreadsheet”).

Uma vez que consiga ver a “ImportExportSpreadsheet”, terá de fazer duplo clique sobre ela. Depois de fazer duplo clique, verá uma pequena janela pop-up no novo ecrã que lhe pedirá para fornecer os seguintes detalhes:

Note que, uma vez que necessita de importar 25 ficheiros diferentes para a tabela Access, pode fazê-lo das duas maneiras seguintes:

Como descrito acima, primeiro precisa de especificar o nome do primeiro ficheiro, guardar a Macro e depois clicar em Executar. Da mesma forma, precisa de fazer para todos os 25 ficheiros – basta editar o nome do ficheiro e clicar em Executar. Neste caso, clicará 25 vezes na opção EXECUTAR. Mas isto não é aconselhável. Prefiro dar instruções para importar 25 ficheiros apenas uma vez e depois terei de clicar em “Executar” apenas uma vez cada vez que precisar de importar os 25 ficheiros. 

Sob a nova Janela Macro, clicará 25 vezes em “ImportExportSpreadsheet” para que tenha agora 25 janelas abertas dentro da Janela Macro. Ou Copie as primeiras janelas (Ctrl+C) e depois (Ctrl+V) 24 vezes. Aqui, pode também especificar qual o ficheiro que deve ser importado primeiro. Neste caso, terá de Executar a consulta apenas uma vez.

Guardar a Macro e dar-lhe o nome que desejar. Depois clique em Executar e a transferência/importação de dados deve começar.

Assim que a transferência de dados estiver concluída, a mensagem personalizada irá aparecer indicando que o processo está completo.

E assim que a transferência de dados estiver concluída, poderá ir à tabela para fazer uma verificação rápida de sentido.